Rekisteri- ja tietosuojaseloste

 

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus, luotettavuus, turvallisuus ja läpinäkyvyys ovat meille tärkeitä arvoja ja osa liiketoimintamme vastuullisuutta. Meille on tärkeää, että niin asiakkaamme, henkilöstömme kuin työnhakijatkin tietävät ja voivat luottaa siihen, että heidän henkilötietonsa ovat turvassa ja tietoja käytetään ainoastaan tarkoitukseen, jota varten tiedot on kerätty.

Päivitämme säännöllisesti tietoturvaan liittyviä toimintatapojamme ja teknisiä ratkaisuitamme taataksemme parhaan mahdollisen suojan käsittelemillemme henkilötiedoille.  Koulutamme ja käymme henkilöstömme kanssa säännöllisesti läpi henkilötietojen käsittelyyn liittyviä säännöksiä ja ohjeitamme. Vastuulliset toimintatapamme nojaavat EU:n ja Suomen lainsäädäntöön.

Keräämme ja käsittelemme asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme, työntekijöidemme ja työnhakijoiden henkilötietoja. Tässä selosteessa kerromme, mitä tietoja keräämme, mihin käytämme keräämiämme tietoja ja miten niitä käsitellään. Kerromme myös rekisteröidyn oikeuksista suhteessa omiin henkilötietoihinsa.

1. REKISTERINPITÄJÄ

De Nada Oy, y-tunnus: 3301575-1

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
De Nada Oy, Laura Tuuli, p. 0400 678 296 /laura@padelone.com

2. ASIAKKAIDEN JA POTENTIAALISTEN ASIAKKAIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

2.1. Käsiteltävät henkilötiedot

Asiakkaamme ovat pääasiassa yrityksiä. Rekisterit sisältävät asiakkaidemme, palveluntarjoajien, asiakkaisiimme sopimussuhteessa olevien tai potentiaalisten asiakkaidemme yhteystietoja, joita voivat olla

• YRITYSKÄYTTÄJÄN PERUSTIEDOT, KUTEN YRITYKSEN NIMI, OSOITE, Y-TUNNUS, YHTEYSHENKILÖN NIMI, SÄHKÖPOSTIOSOITE, PUHELINNUMERO;
• ASIAKASSUHDETTA KOSKEVAT TIEDOT, KUTEN LASKUTUSTIEDOT, TUOTETIEDOT, TILAUSTIEDOT, ASIAKASPALAUTTEET, ARVONTA- JA KILPAILUVASTAUSTIEDOT SEKÄ PERUUTUSTIEDOT;
• PALVELUIDEN JA TUOTTEIDEN KÄYTTÖÄ KOSKEVAT TIEDOT, KUTEN SELAILU- JA HAKUTIEDOT SEKÄ VIESTINNÄN TOTEUTTAMISEEN LIITTYVÄT TIEDOT, KUTEN TUNNISTAMISTIEDOT;
• LUPATIEDOT JA KIELLOT, KUTEN SUORAMARKKINOINTILUVAT JA -KIELLOT;
• MAKSULLISTEN JA KORKEAA TIETOTURVATASOA VAATIVIEN PALVELUIDEN OSALTA HENKILÖTUNNUS LUOTETTAVAA TUNNISTAMISTA VARTEN;
  REKISTERÖIDYN YHTEYDENOTOT ASIAKASPALVELUUN JA MUU REKISTERÖIDYN KANSSA KÄYTY VIESTINTÄ;
  SEKÄ MAHDOLLISET MUUT REKISTERÖIDYN SUOSTUMUKSELLA KERÄTYT TIEDOT.

 

2.2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muun lainsäädännön sallimilla oikeusperusteilla.

Ensisijaisesti käsittelemme asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja sopimuksen, suostumuksen tai viranomaismääräyksen perusteella.  Toissijaisesti henkilötietojen käsittely voi perustua oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu voi tulla käsittelyperusteena kysymykseen esimerkiksi silloin, kun olemme yhteydessä alalla vallitsevan yleisen tavan mukaisesti potentiaalisiin asiakkaisiin tai aiemmin palveluitamme tai tuotteitamme hankkineisiin entisiin asiakkaisiin.

 

2.3. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Voimme käyttää asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden tietoja seuraaviin tarkoituksiin

• SOPIMUKSEN MUKAISEN PALVELUN TUOTTAMINEN, ASIAKASSUHTEEN HOITAMINEN, ASIAKASVIESTINTÄ, TUOTTEIDEN JA PALVELUJEN MARKKINOIMINEN JA MYYNNINEDISTÄMINEN (ML. SÄHKÖINEN SUORAMARKKINOINTI), TUOTTEIDEN JA PALVELUJEN MYYMINEN, REKLAMAATIOIDEN JA LISÄPALVELUPYYNTÖJEN HOITAMINEN JA TOTEUTTAMINEN, LASKUTUS JA MUUT TALOUDELLISET TOIMENPITEET, TUOTTEIDEN JA PALVELUJEN KEHITTÄMINEN, LIIKETOIMINNAN KEHITTÄMINEN, INTERNET-KÄYTTÄYTYMINEN (ML. LINKKIEN AVAAMINEN JA VIERAILUT REKISTERINPITÄJÄN JA SEN EDUSTAJIEN SIVUILLA).

 

2.4. Tietolähteet

Keräämme tietoja ensisijaisesti asiakkailta tai potentiaalisilta asiakkailta itseltään.  Tietoja voidaan kerätä esimerkiksi yhteydenottoa pyytäviltä tai uutiskirjeen tilaajilta.

Tietolähteinä käytetään myös ulkoisia lähteitä, kuten julkisia tai kaupallisia rekistereitä.

3. HENKILÖSTÖN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

3.1. Käsiteltävät henkilötiedot, käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Henkilöstön tietoja keräämme ja käytämme laista tai työsopimuksesta johtuvien velvoitteiden ja tehtävien hoitamiseen. Käsittelyperuste on siten yleensä lakisääteinen velvoite tai työntekijän kanssa tehty sopimus / suostumus. Myös oikeutettu etu voi tulla joissakin tilanteissa kysymykseen.

Henkilöstöstä kerättäviä henkilötietoja ovat

• PERUSTIEDOT, KUTEN NIMI, HENKILÖTUNNUS, OSOITE, PUHELINNUMERO, SÄHKÖPOSTIOSOITE
• TYÖSUHTEEN TIEDOT, KUTEN ALOITUSPÄIVÄMÄÄRÄ, MAHDOLLINEN MÄÄRÄAIKAISUUS JA PERUSTE, SOVITTU TYÖAIKA, PÄÄTTYMISPÄIVÄ
• PALKKATIEDOT JA PANKKIYHTEYSTIEDOT, VEROKORTTI TAI ENNAKONPIDÄTYSPROSENTTI
• KOULUTUSTIEDOT JA ERITYISOSAAMISET
• TIEDOT TOTEUTUNEISTA TYÖAJOISTA JA POISSAOLOISTA
• TYÖSUHTEEN AIKANA SYNTYNEET YKSITTÄISEEN TYÖNTEKIJÄÄN LIITTYVÄT TIEDOT, KUTEN KESKUSTELUMUISTIOT
• TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTÖSTÄ KERTYVÄT KÄSITTELY- JA LOKITIEDOT
• VALOKUVA
• MUUT TYÖSUHTEEN KANNALTA RELEVANTIT TIEDOT

Tietoja kerätään vain siinä määrin, kuin kulloinkin on tarpeen. Työsuhteen tai työsuhteesta johtuvien velvoitteiden kannalta epärelevantteja tietoja ei kerätä eikä tallenneta.

 

3.2. Tietolähteet

Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Lain tai suostumuksen perusteella työnantaja voi saada tietoja myös muista lähteistä, kuten eläkevakuutusyhtiöltä, tapaturmavakuutusyhtiöltä tai työterveyshuollolta siinä määrin kuin laki sen mahdollistaa (esim. työkykyarvio).

 

4. TYÖNHAKIJOIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Työnhakijoilta kerätään tietoja rekrytointiprosessin läpiviemiseksi. Tietojen kerääminen ja käsittely perustuvat hakijan antamaan suostumukseen.

Kerättäviä henkilötietoja voivat olla esimerkiksi

• PERUSTIEDOT, KUTEN NIMI, OSOITE, PUHELINNUMERO, SÄHKÖPOSTIOSOITE
• TYÖHAKEMUS JA ANSIOLUETTELO (SIS. TYÖHISTORIA)
• KOULUTUSTIEDOT JA ERITYISOSAAMISET
• VALOKUVA
• SUOSITTELIJATIEDOT
• SOVELTUVUUSARVIOINTITIEDOT
• MUUT REKRYTOINTIPROSESSIN KANNALTA RELEVANTIT TIEDOT

5. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET SEKÄ HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Voimme luovuttaa henkilötietoja rajoitetusti ja luottamuksellisesti alihankkijallemme tai yhteistyökumppanillemme sovitun palvelun (kuten esimerkiksi palkkojen laskenta ja maksuun laittaminen) suorittamista varten.

Käsittelemiämme henkilötietoja ei siirretä EU-alueen ulkopuolelle.

 

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN JA POISTAMINEN

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi tarpeellista.

Henkilötietoja säilytetään asiakkuuden tai myyntiprosessiin liittyvän tapahtuman keston ajan ja enintään 48 kuukauden ajan tämän jälkeen. Säilyttämistä voidaan jatkaa, jos oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen sitä edellyttää.

Säilytysajat perustuvat muun muassa takuulupauksiin ja -vaatimuksiin, yleisiin vanhenemisaikoihin ja käytännössä havaittuihin pitkiin, palautuviin ja uusiutuviin asiakassuhteisiin.

 

7. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

7.1. Tarkastusoikeus sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua tai poistamista

Henkilöllä, jonka tunnistettavia tietoja on tallennettu De Nada Oy:n rekistereihin (rekisteröity) on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista.

Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee toimittaa sähköpostilla, kirjeellä tai henkilökohtaisesti kohdassa 1. mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Pyynnössä tulee olla seuraavat tiedot:

Tarvittaessa voimme pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden vahvistamiseksi.

• ETU- JA SUKUNIMI
• YHTEYSTIEDOT, KUTEN OSOITE, PUHELINNUMERO, SÄHKÖPOSTIOSOITE
• TIETO REKISTERISTÄ JA HENKILÖTIETOTYYPISTÄ, JOSTA KYSE
• TIEDON OIKAISUA TAI RAJAUSTA KOSKEVA TIETO
• PAIKKA JA AIKA SEKÄ ALLEKIRJOITUS

7.2. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jos De Nada Oy:llä ei ole laista tai sopimuksesta johtuvaa oikeutta tai velvollisuutta käsitellä henkilötietoja, on rekisteröidyllä oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröity voi tehdä pyynnön milloin tahansa kohdassa 8.1. kuvatulla tavalla.

Tämä tarkoittaa mm. sitä, että rekisteröity voi kieltää henkilötietojensa käytön suoramarkkinointitarkoitukseen.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus.